Zo’n 2.500 parochievrijwilligers worden deze weken door de economen van de bisdommen bijgepraat over de nieuwe parochieautomatisering. In het Bisdom Breda nemen bijna 200 mensen deel aan de informatiebijeenkomst op dinsdag 13 maart in Bovendonk. De economen van het bisdom Groningen-Leeuwarden en het bisdom ’s-Hertogenbosch coördineren het traject, dat zo’n tien maanden geleden startte. Ze praten parochiebestuurders en andere vrijwilligers bij over de stand van zaken. In de middag is er gelegenheid om in gesprek te gaan met leveranciers van het pakket.
“Dit is een heel belangrijk en groot project,” vertelt econoom Marianne Aarts van het Bisdom Breda desgevraagd. “Het is heel fijn dat er zo’n grote opkomst is. Daar spreekt een betrokkenheid uit. Het is belangrijk dat mensen op deze manier worden meegenomen in de veranderingen die komen.”
Marisca Lulofs is de econoom van het bisdom Groningen-Leeuwarden. Zij neemt het eerste deel van de ochtend voor haar rekening. “De infrastructuur waarop Navision draait, is verouderd,” legt ze uit. “Door het maatwerk in Navision is het ingewikkeld om nieuwe updates te draaien.” Dat is een van de redenen waarom de economen van de Nederlandse bisdommen het project nieuwe automatisering startten: rkk-online.nl.
Via werkgroepen en klankbordgroepen zijn de afgelopen maanden veel mensen uit de bisdommen en de parochiepraktijk betrokken bij de ontwikkeling van de nieuwe oplossing. De kern daarvan is DocBase, samen met Exact Online. De nieuwe automatisering heeft verschillende voordelen. Zo is er bijvoorbeeld een automatische koppeling van de financiële module met de ledenadministratie, komen er verschillende voorbeeldbrieven beschikbaar en wordt electronisch vergaderen een stuk gemakkelijker.
Wil van de Molengraft, econoom van het bisdom ’s-Hertogenbosch, vertelt daarna onder meer over de opleidingsvideo’s die speciaal voor de parochies worden gemaakt. In totaal worden zo’n 60 video’s gemaakt die samen een volwaardige handleiding vormen. Een medewerker van de educatieve uitgeverij Edumundo is aanwezig en laat alvast een van de video’s zien.
Zorgvuldige omgang met persoonsgegevens
In de Europese Unie gaat vanaf 25 mei 2018 één regeling gelden voor de omgang met persoonsgegevens. Deze nieuwe wet wordt ook wel de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) genoemd. De R.-K. Kerk heeft momenteel al regels over hoe om te gaan met persoonsgegevens en privacy in parochies. Deze regels zijn vastgelegd in het Algemeen Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies.
De nieuwe automatisering houdt rekening met een aantal zorgvuldigheidsvereisten. Binnen rkk-online.nl is voorzien in een persoonlijke inlogcode voor iedereen die met de nieuwe automatisering gaat werken. Om datalekken te voorkomen is er een beperkte mogelijkheid om gegevens te exporteren. Overigens is binnen de R.-K. Kerk voor mensen die in de parochie werken met persoonsgegevens een VOG verplicht.
‘We willen goed geïnformeerd zijn en niets missen’
Tijdens de lunch zijn een aantal vrijwilligers uit Fijnaart (Immanuelparochie) en Made (Vijfheiligenparochie) met elkaar in gesprek. “Het is een goed verzorgde ochtend,” vinden ze. “De informatie wordt duidelijk en goed gebracht. We hebben via de organisatie al enkele nieuwsbrieven ontvangen en hebben daar ook al met elkaar in de parochie over gesproken.”
Verschillende parochies zijn met een grote vertegenwoordiging gekomen en een van de vrouwen heeft speciaal vrijgenomen van haar werk. “We zijn gekomen, omdat het urgent is. We moeten ermee gaan werken. En we komen samen, omdat ieder een stukje doet. De één doet de ledenadministratie, de ander de financiële administratie en een teamassistent doet bijvoorbeeld aan documentenbeheer. We willen goed geïnformeerd zijn en niets missen.”
Marisca Lulofs: “We horen terug dat mensen positief zijn over de aanpak. We hebben gezocht naar oplossingen die toekomstbestendig zijn, die rekening houden met de kosten en met wet- en regelgeving. En we hebben veel gesproken met mensen uit de praktijk.” Die interactie heeft invloed gehad op het totaalpakket dat er nu ligt. Marisca: “Klankbordgroepen hebben bijvoorbeeld uitgebreid getest op de functionaliteit en of we zaken over het hoofd hadden gezien. Die 150 à 200 mensen hebben zich heel creatief getoond. Dat leidde tot meer inzicht en bijstellingen met het oog op de inhoudelijke en technische performance.”
