Op woensdag 21 november ontmoetten de teamassistenten uit de parochies in het bisdom elkaar op het bisdomkantoor in Breda. Frans van den Hurk, medewerker van de afdeling financiën, gaf hen deze ochtend een update over de nieuwe automatisering. Hij is hiervoor het eerste aanspreekpunt voor parochies bij vragen. Sophie van den Boom van de kanselarij beantwoordde vragen inzake de AVG.
Geerten Kok en diaken Egbert Bornhijm leiden de bijeenkomst, die door de opzet veel ruimte heeft voor vragen en gesprek. Frans van den Hurk geeft aan dat het bisdom de komende periode nog contact opneemt met parochies over de nieuwe automatisering en de conversie naar DocBase. Vóór juli 2019 moeten alle parochies over zijn naar het nieuwe systeem. Er zijn vier parochies in het Bisdom Breda die zich nog niet hebben aangemeld voor de conversie via de website rkk-online.nl. Er zijn ook drie parochies die de conversie achter de rug hebben en al daadwerkelijk met de nieuwe ledenadministratie werken.
Op de website rkk-online.nl staat veel informatie, waaronder opleidingsfilmpjes en veel gestelde vragen. Een van de teamassistenten vraagt of parochies over moeten naar de nieuwe automatisering. Dat is het geval. De Nederlandse bisschoppen besloten op 19 april 2017 dat DocBase verplicht is. Het is belangrijk één ledenadministratie te hebben, omdat landelijk afspraken worden gemaakt met de overheid over de AVG, bescherming van privacy en de Sila-koppeling, waardoor verhuizingen en overlijdens van kerkleden worden doorgegeven aan de parochie.
Frans van den Hurk geeft praktische tips voor een aantal controles die de ledenadministrateur in Navision kan doen voorafgaand aan de conversie en hij benadrukt in het kader van de AVG dat het delen van inlogcodes niet mag. Elke persoon die de ledenadministratie kan inzien of bijwerken ontvangt een persoonlijke en unieke inlogcode.
“Mensen die met de ledenadministratie werken hebben bovendien een VOG nodig,” vult Sophie van den Boom aan vanuit de kanselarij. De teamassistenten leggen haar een aantal vragen voor, zoals: “Mag je de communicanten na hun eerste communie uitnodigen voor vervolgbijeenkomsten?” Dat mag, vanuit het principe van het gerechtvaardigd belang, maar daarbij is het netjes als de parochie mensen de mogelijkheid geeft aan te geven dat ze in het vervolg geen mailingen meer willen ontvangen. Veel vragen worden ook beantwoord door de praktische handleidingen op de website rkkerk.nl.
Een van de parochies heeft een klein boekje gemaakt, waarin voor vrijwilligers de belangrijkste zaken van de AVG zijn opgenomen. Het boekje zal worden uitgereikt tijdens een bijeenkomst waarop met vrijwilligers de voor hen relevante zaken uit de AVG worden besproken. Sophie van den Boom zal het boekje toetsen met het oog op de goede informatievoorziening. “Het is een mooi initiatief,” reageert ze. “De AVG is in potentie veelomvattend, dus het is heel goed om deze toe te spitsen op je eigen situatie.”
De teamassistenten delen zich daarna op in twee groepen voor verdere uitwisseling. De bijeenkomst wordt afgesloten met een gezamenlijke lunch.
- Website rkk-online.nl
- Zie rkkerk.nl/avg voor de praktische handleidingen, overige documentatie van het SRKK, aanmelden voor de nieuwsbrief AVG en vragen over persoonsgegevens en de ledenadministratie
- Lees ook op deze website: AVG voor parochies en PCI’s: zorgvuldige omgang met persoonsgegevens
- Mail vragen over de AVG in het Bisdom Breda naar: avg@bisdombreda.nl
