Parochies in het Bisdom Breda krijgen te maken met een nieuwe automatisering. Onder meer Europese wet- en regelgeving maakt dit noodzakelijk. De Europese Unie schrijft in privacywetgeving voor dat mensen vanaf mei 2018 hun gegevens moeten kunnen inzien, waar deze bewaard worden. In het huidige Navision zou dit te ingewikkeld worden. De economen van de zeven Nederlandse bisdommen hebben daarom na onderzoek en in overleg een nieuwe oplossing gevonden die Navision zal gaan vervangen.
Op dinsdag 27 juni krijgen penningmeesters en andere financiële bestuurders op Bovendonk in Hoeven tijdens een diocesane informatiebijeenkomst een toelichting van Wil van de Molengraft. Hij is econoom van het bisdom ’s-Hertogenbosch en leidt het project nieuwe automatisering samen met de econoom van het bisdom Groningen-Leeuwarden.
Up to date en gebruiksvriendelijk
Econoom Gerard de Rooij opent de bijeenkomst en heet iedereen van harte welkom. De belangstelling is groot met zo’n honderd mensen. Daarna is het woord aan Wil van de Molengraft. De concrete aanleiding voor de vernieuwing was mede de wet- en regelgeving rond privacy, legt hij uit. Voordeel van de nieuwe automatiseringsoplossing is dat de pakketten up to date en gebruiksvriendelijk zijn. Navision kent vier modules: ledenadministratie, financieel, kerkbijdrage, begraafplaats. De nieuwe automatisering vervangt deze door twee pakketten: Exact Online en DocBase. De pakketten worden waar dat nodig is aan elkaar gekoppeld.
De aanwezigen krijgen een korte presentatie van de pakketten. Getoond wordt onder meer hoe eenvoudig selecties kunnen worden gemaakt van leden met het oog op bijvoorbeeld de uitnodiging voor de eerste heilige communie of een Kerkbalans brief.
Tijdpad
Daarna vertelt Wil van de Molengraft hoe het tijdpad eruit ziet. De periode mei tot en met september 2017 wordt gewerkt aan de inrichting. Met vrijwilligers en professionals van de bisdommen zijn vier werkgroepen gevormd voor: ledenadministratie, kerkbijdrage, financieel, begraafplaatsen. Verder is er klankbordgroep die na de zomer actief wordt betrokken. Vanaf oktober 2017 volgt de fase van opleiding en implementatie. Er zullen regionale opleidingsdagen worden gehouden voor Exact Online en voor DocBase. Er komen handleidingen voor parochies en er zal ondersteuning zijn bij de conversie. Op 30 juni 2019 moeten alle parochies over zijn gegaan naar de nieuwe automatisering. De hele operatie vraagt een behoorlijke inzet. De noodzaak van de nieuwe automatisering is echter duidelijk en de voordelen van de nieuwe automatisering zijn er ook: betere functionaliteit, betere ontsluiting, gebruiksvriendelijk, voorbereid op de toekomst.
De beveiliging van de gegevens komt aan de orde. Katholieke parochies in Nederland hebben samen vier miljoen leden in het ledenbestand. Beveiliging is daarom een belangrijk punt in het contact met de leveranciers. Ook de meldplicht op datalekken komt ter sprake en dat parochies hier alert op moeten zijn.
Draagvlak
Er is volop ruimte om vragen te stellen. Een van die vragen is hoe vrijwilligers mee te krijgen in de verandering. Het wordt eenvoudiger om mee te werken dan Navision, geeft Wil van de Molengraft aan. En een eerste stap is de uitwisseling op deze informatieavond. De projectorganisatie hoopt op veel draagvlak voor de nieuwe automatisering en daarvoor is het gesprek met parochies en de inbreng vanuit parochies van groot belang. Zo worden op de avond een groot aantal technische en inhoudelijke vragen geadresseerd. De vragenstellers worden nadrukkelijk uitgenodigd om zich aan te melden voor de klankbordgroep die wordt gevormd en die na de zomer nog heel secuur de inrichting van de nieuwe automatisering door kan nemen.
Na tweeëneenhalf uur van toelichting en goede uitwisseling sluit econom Gerard de Rooij de vergadering en dankt iedereen voor zijn of haar komst.
