Voor parochies is het van cruciaal belang om de juiste bewaartermijnen te stellen en te handhaven als het gaat om persoonsgegevens in parochies. Het bewaren van gegevens voor een periode die langer is dan het doel waarvoor de gegevens noodzakelijk zijn, levert een overtreding op van de AVG. Hetzelfde geldt voor het niet naleven van gestelde bewaartermijnen.
Dit werd recent weer zichtbaar in de boete die door de Autoriteit Persoonsgegevens werd opgelegd aan de gemeente Voorschoten. Naar het oordeel van de Autoriteit Persoonsgegevens had de gemeente persoonsgegevens van inwoners langer bewaard dan nodig was voor het doel dat de gemeente had gesteld. Daarbij kwam dat er naar het oordeel van de Autoriteit Persoonsgegevens onvoldoende informatie aan burgers was gegeven over de bewaartermijnen die de gemeente hanteerde.
Voor alle persoonsgegevens die verwerkt worden moet een bewaartermijn worden gesteld. Denk hierbij bijvoorbeeld aan bewaartermijnen voor formulieren, (namen)lijsten, ontvangen en verzonden correspondentie, maar ook aan de livestreams die op een digitaal platform blijven staan.
De AVG biedt geen concrete bewaartermijn en daarom het is van essentieel belang dat door de parochie zelf deze termijnen worden bepaald en nageleefd.
Belangrijke Overwegingen bij het Bepalen van Bewaartermijnen:
- Wettelijke Termijnen: Houd rekening met wettelijke termijnen zoals die bijvoorbeeld gesteld worden in de belastingwetgeving.
- Doel van Gegevensverwerking: Stel vast hoelang u de gegevens nodig heeft voor het specifieke doel waarvoor u ze verwerkt.
- Uitgangspunt van de AVG: Hanteer het principe dat persoonsgegevens zo lang bewaard worden als voor het doel waarvoor ze zijn verzameld noodzakelijk is. Overweeg of u de bewaartermijn verder kunt aanscherpen.
- Privacybeleid en verantwoording: Leg de bewaartermijnen en onderbouwing vast in uw privacybeleid. Dit dient als verantwoording van het beleid. Vermeld de bewaartermijnen ook in uw privacyverklaring, zodat gemeenschapsleden op de hoogte zijn van hoelang hun gegevens worden bewaard.
- Zorg dat de bewaartermijnen ook worden nageleefd. Dus stel dit automatisch in, of zorg voor een jaarlijkse check op mailboxen, netwerkschijven en applicaties.
Advies bewaartermijn livestreams: twee tot vier weken
Parochiebesturen kunnen vieringen streamen. Het doel hiervan is vaak dat parochianen die niet aanwezig kunnen zijn in de kerk de viering op afstand kunnen bijwonen of terugkijken. Parochies wordt geadviseerd om voor dit doel een bewaartermijn van twee tot vier weken vast te stellen en strikt te handhaven. Voor afwijking van deze adviestermijn is nodig dat het bestuur het doel van online publicatie formuleert en zelf beargumenteert welke bewaartermijn noodzakelijk is voor het bereiken van dit doel.
Bron: rkkerk.nl/avg
